Het opstellen van een MJOP – zelf doen of uitbesteden?

Het is mogelijk om zelf een MJOP op te stellen, bijvoorbeeld met behulp van onze software, mits u beschikt over de nodige kennis en ervaring. Dit is echter een tijdrovende taak. Voor grotere organisaties is het vaak verstandiger om een offerte aan te vragen bij één van de bij ons aangesloten gespecialiseerde bedrijven.

Stappen plan opstellen MJOP met behulp van PrimaBeheer software.

1.		Inspectie van het pand.
2.		Planning van het onderhoud.
3.		Kostenberekening.
4.		Planning evalueren.
5.		Begroting opstellen.
6.		Begroting evalueren.
7.		Periodieke evaluatie van de MJOP.

Kringloop MJOP opstellen PrimaBeheer.

Stap 1: Voorbereiding en uitvoering van een pandinspectie.

Voorafgaand aan de inspectie is het verstandig om een intakegesprek te voeren met de opdrachtgever. Tijdens dit gesprek kan de opdrachtgever eventuele aandachtspunten en bijzonderheden aangeven.

De inspectie zelf wordt uitgevoerd vanaf beloopbare vlakken en richt zich op de beoordeling van de staat van verschillende onderdelen van het pand. Deze beoordeling wordt doorgaans uitgevoerd aan de hand van een conditiemeting volgens de NEN 2767-norm.

De visuele inspectie omvat onder andere de volgende onderdelen:

		Gevels
		Daken
		Galerijen
		Balkons
		Kozijnen
		Ramen
		Deuren
		Technische installaties

Visuele inspectie van het pand.

Stap 2: Opstellen van een onderhoudsplanning.

Op basis van de inspectie wordt een onderhoudsplanning opgesteld met behulp van de PrimaBeheer-software. Hierbij worden geconstateerde gebreken en verouderingsprocessen nauwkeurig per object ingevoerd in het systeem.

Voor elk object worden gegevens ingevoerd aan de hand van diverse variabelen, waaronder:

		Aantal
		Prijs per eenheid
		Onderhoudscyclus
		Eerstvolgende vervangingsjaar (EVJ)

Op basis van deze gegevens wordt per object een regel aangemaakt die het onderhoud voor de komende jaren specificeert. De verzameling van deze regels vormt uiteindelijk de complete onderhoudsplanning.

Overzicht planning diverse groepen en objecten in PrimaBeheer.

Stap 3: Kostenberekening.

Na het opstellen van de onderhoudsplanning wordt een kostenberekening gemaakt. Hierbij worden de ingevoerde gegevens, zoals aantallen, prijzen per eenheid en onderhoudscycli, gebruikt om een nauwkeurige schatting van de kosten over de geplande periode te berekenen.

De kostenberekening omvat:

		Directe onderhoudskosten per object.
		Totale kosten per jaar.
		Eventuele spreiding van uitgaven om budgettering te optimaliseren.

Deze kostenberekening biedt de opdrachtgever inzicht in de financiële gevolgen van het onderhoud en vormt de basis voor budgettering en besluitvorming.

Meer jaren overzicht kosten planning in PrimaBeheer.

Stap 4: Evaluatie van de planning.

Na het opstellen van de totale onderhoudsplanning wordt deze opgeslagen (bevroren) en digitaal aangeboden aan de opdrachtgever. De opdrachtgever krijgt toegang tot de planning via een online portal, waar deze de planning kan beoordelen.

Tijdens de evaluatie kan de opdrachtgever:

		De planning goedkeuren of afkeuren.
		Opmerkingen en suggesties plaatsen voor aanpassingen.

Eventuele opmerkingen worden verwerkt in een herziene versie van de planning, zodat deze volledig aansluit op de wensen en eisen van de opdrachtgever.

Opgeslagen planning die beoordeeld is in PrimaBeheer.

Stap 5: Opstellen van de begroting.

Zodra de opgeslagen planning is geëvalueerd en goedgekeurd, kan de begroting worden opgesteld. Deze begroting wordt volledig gebaseerd op de goedgekeurde planning en omvat een gedetailleerde financiële onderbouwing van de geplande onderhoudswerkzaamheden.

De begroting bevat:

		Een overzicht van alle kostenposten per onderhoudsactiviteit.
		Jaarlijkse kostenramingen op basis van de onderhoudsplanning.
		Een totaaloverzicht van de verwachte kosten over de gehele planningsperiode.

De begroting dient als leidraad voor financiële planning en helpt bij het maken van weloverwogen keuzes omtrent onderhoudsinvesteringen.

Begroting op basis van goedgekeurde planning in PrimaBeheer.

Stap 6: Evaluatie van de begroting.

Na het opstellen van de begroting wordt deze opgeslagen en digitaal aangeboden aan de opdrachtgever. Via een online portal kan de opdrachtgever de begroting beoordelen.

Tijdens de evaluatie kan de opdrachtgever:

		De begroting goedkeuren of afkeuren.
		Opmerkingen en suggesties toevoegen voor aanpassingen.

Eventuele opmerkingen worden verwerkt in een aangepaste versie van de begroting, zodat deze volledig voldoet aan de verwachtingen en eisen van de opdrachtgever.

Opgeslagen begroting die beoordeeld is in PrimaBeheer.

Stap 7: Periodieke evaluatie van de MJOP.

Het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is geen statisch document, maar een dynamisch hulpmiddel dat periodiek geëvalueerd en aangepast dient te worden. Dit zorgt ervoor dat het plan actueel blijft en aansluit bij veranderende omstandigheden, zoals nieuwe gebreken, gewijzigde budgetten of aangepaste prioriteiten.

Met de PrimaBeheer-software kan deze evaluatie eenvoudig worden uitgevoerd door terug te keren naar stap 1 van het proces. De actuele gegevens van de planning kunnen waar nodig worden aangepast om het MJOP up-to-date te houden.

Het periodiek herzien van het MJOP biedt de volgende voordelen:

		Inzicht in de huidige onderhoudsstatus van het pand.
		Mogelijkheid om onderhoudsactiviteiten te optimaliseren op basis van recente ontwikkelingen.
		Een nauwkeurige en betrouwbare onderhoudsplanning voor de toekomst.